廃棄証明書とは？

廃棄証明書とは、機密文書廃棄サービスなどに廃棄を依頼した機密文書が正しく廃棄されたことを証明する書類です。
廃棄証明書は機密文書廃棄サービスの業者が発行しており、紙のものと電子媒体のものがあります。
一般的に紙の証明書は廃棄処理を行ったあとの郵送になるため手元に届くまで1〜2週間ほど要します。
電子の証明書はEメールなどで送られてくるか、業者の専用サイトからダウンロードできるのが一般的です。
なお廃棄証明書のフォーマットは業者によって異なります。
またフォーマットの名称も関西紙料株式会社では、お客様のご要望に沿って「廃棄証明書」以外に「溶解証明書」「溶解処理証明書」「処理証明書」などさまざま種類の発行に対応していますので事前に確認しておくと良いでしょう。

混同しやすい廃棄証明書とマニフェストの違い

廃棄証明書と似た書類に「マニフェスト」があります。よく混同されがちな書類のため違いをしっかりと覚えておきましょう。マニフェストとは、産業廃棄物の処理を委託した際に必要になる書類のことです。

廃棄証明書：書類の廃棄を依頼された機密文書廃棄業者などが発行する証明書
マニフェスト：産業廃棄物を廃棄したい会社が廃棄業者などに依頼する際に提出する書類

書類の廃棄においてマニフェストが必要な業種は一部の業種に限ります。それ以外の業種であれば事業系一般廃棄物として扱われるためマニフェストは不要です。

マニフェストが必要な業種：建設業・パルプ・紙・紙加工品の製造業・新聞業・出版業・製本業・印刷物加工業

上記の業種であり、その業種特有の業務で発生した廃棄物（建築現場から出たものや、印刷・製本の作業工程で出たものなど）が産業廃棄物にあたり、マニフェストが必要な廃棄物になります。
マニフェストには「産業廃棄物の名称」「運搬業者名、処分業者名」「その他の留意点」などを記載し、機密文書廃棄サービスの業者に交付する必要があります。廃棄処理後、機密文書廃棄サービスの業者にマニフェストの写しを送付してもらうことで、機密文書が適切に処理されたという証明になります。
なお、マニフェストの写しは送付を受けた日から5年間の保管が定められています。忘れずに保管しましょう。

廃棄証明書はなぜ必要？

ではなぜ廃棄証明書が必要なのでしょうか？
機密文書を廃棄する業者に処理を依頼した場合、依頼した側は廃棄する瞬間を見届けることができません。そのため機密文書が正しく廃棄されたことの証明として、廃棄証明書をしっかり受け取りましょう。「廃棄証明書は出せない」と言うような処理業者では、機密文書などの漏洩してはいけない書類を本当に廃棄したかどうか分かりません。
もし個人情報などが漏洩した場合、書類の廃棄を依頼した側も社会的な責任を問われることになってしまいます。そういった問題が起きないためにも処理業者は信頼できる機密文書廃棄サービスを選びましょう。「どうしても廃棄証明書だけでは不安！」な場合、立ち会いいただける機密文書廃棄サービスも行っておりますので、ご活用ください。

廃棄証明書は保管が必要？

廃棄証明書の保管期間は法律の解釈により異なります。紙の処分にマニフェストの発行が必要な業種（建設業、製紙業など）の場合、一般的にはマニフェストの写しと同じ5年間保管している会社が多いようです。また、マニフェストの発行が不要な業種であっても、機密文書を固定資産として判断され産業廃棄物として扱われる可能性がゼロではないため、マニフェストの写しと同じく5年間の保管をすることをオススメします。
廃棄証明書が領収書を兼ねている場合は、領収書としても扱われるため、領収書の保管期間である7年間（起算日：事業年度の確定申告書の提出期日の翌日）の保管が必要です。
なお紙の廃棄証明書も電子の廃棄証明書も保管の考え方は同じです。しっかり保管場所を決めて保管しておきましょう。